FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios hacen parte fundamental en el desarrollo interno de una organizacion cualquiera (sin importar su actividad economica, dimension, etc.), puesto que gracias a su buen manejo podemos implementar una flexibilidad en las operaciones que realizamos en cuanto al control en la fabricacion y comercializacion de muestras mercancías; por lo tanto, son tomados como una necesidad absoluta en la organizacion de nuestras existencias.

Entre las funciones encontramos:

• Eliminación de irregularidades en la oferta
• Compra o producción en lotes o tandas
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos
• Almacenamiento de la mano de obra.

PLANIFICACION DE LAS POLITICAS DE INVENTARIO

En la mayoria de empresas, los inventarios representan un activo con alto valor monetario para la misma, teniendo en cuenta que para conseguir que el inventario tome un gran peso economico para el negocio es vital realizarle una inversión considerable; esto conlleva a generar efectos importantes sobre las funciones de los inventarios diferentes y a menudo incompatible con el desarrollo de los controles internos de la organizacion.

Por consiguiente la importancia de conocer las politicas generales sobre las áreas de la empresa con las cuales los inventario mantienen un contacto permanente:

VENTAS: Es importante mantener los inventarios elevados y disponibles para hacer frentes a las exigencias y cambios del mercado.

PRODUCCION: Se necesitan mantener elevados y actualizados los inventarios de materias primas, pues estan garantizan la eficiencia en la fabricación, y una base de productos terminados para estabilizar los niveles de producción.

COMPRAS: Las compras al por mayor minimizan los costos por unidad y los gastos de compras a nivel general.

FINANCIACION: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversión y disminuyen los costos de mantener inventarios.

SINTOMAS DE UNA POLITICA DE EXISTENCIA DEFICIENTE

La deficiencia en la previsión y control de existencias suele presentarse por una serie de sintomas determinados, como son:

• Contraordenes severas y periódicas


• Aumento continuo de las existencias


• Altas quejas y reclamaciones por los clientes o anulacion de pedidos


• Paros de maquinaria por causa de escazes de material o recursos


• Falta de espacio en los almacenes en tiempo de temporadas o promociones


• Falta de ventas, eliminación de existencias antiguas o de poco movimiento, etc.

DEFINICION DE LOS OBJETIVOS DEL CONTROL DE EXISTENCIAS

Cada empresa segun su actividad, su dimensión y sus necesidades de trabajo crean y ajustan los objetivos aplicados hacia el control de existencias, partiendo de la base de varios objetivos característicos de las empresas en general, entre ellos tenemos:

1. Mantener las inversiones en las existencias al nivel mínimo siendo coherente con las necesidades de fabricación, venta y financiación de la empresa.


2. Afirmar y asegurar el suministro adecuado de los materiales y recursos, para ser eficiente en el trabajo.


3. Distinguir y separar los suministros anticuados, defectuosos o lentos en salir.


4. Impedir las pérdidas causadas por hurtos, deterioros por negligencia y desperdicios o derroches.


5. Afirmar la existencia real de las cantidades y los valores registrados de los inventarios.


6. Señalar y pronosticar la situación de las existencias con relación a la demanda actual, prevista y futura.

CONTROL Y STOCK DE ARTICULOS TERMINADOS

El control de stock es el medio de determinar la cantidad correcta de stock para varios producto y/o categorias, siendo necesaria para brindar un excelente servicio al cliente, proporcionando al mismo tiempo un balance adecuado entre el mercado y el area de suministro (stock fabricado o comprado).

Razones elementales para crear y mantener un stock de productos terminados:

• Proporcionar a los clientes un servicio desde el anaquel (estanteria o armario)


• Satisfacer la demanda futura, por medio de pronosticos de venta exactos, donde nos ubicaremos en el nivel deseado para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.


• Como un muelle para la incertidumbre en los valores de la demanda.


• Para nivelar un aumento en las areas que tienen una demanda por temporadas.


• Para encontrarse preparado en caso de un incremento en la demanda, a cargo de ofertas especiales, promociones, o aumentos anticipados en los precios.

PRONOSTICOS PARA CONTROL DE STOCK

El sistema de control de stock depende de elementos basicos que le permitan aplicarlo de la manera adecuada, es decir, este necesita pronosticar el consumo para calcular el stock de seguridad, el nivel de reposicion y la cantidad a reponer; donde la estrategia esta en el pronosticar el consumo real del mercado hacia nuestros productos y stock's.
Para ello, encontramos tres criterios que nos permitan implementarlo con exito:

• ERROR DE PRONOSTICO


• ESTABILIDAD Y RESPUESTA


• COSTO DE COMPUTACION

CONTROL OPTIMO EN LOS SISTEMAS DE STOCK

Para mantener un buen control sobre los sistemas aplicados hacia el stock, debemos tener en cuenta varios aspectos que nos facilitan su implementacion y nos permiten tener actualizado los stocks manejados por la empresa:

• CANTIDAD FIJA DE PEDIDO: este sistema nos permite mantener una cifra exacta sobre la cantidad de mercancia o articulos que necesitemos adquirir, por lo tanto, nos ofrece economia dependiendo del conjunto dado de condiciones.



• STOCK DE SEGURIDAD: es una reserva de stock que nos permite satisfacer alguna demanda extra o imprevista de nuestros clientes, por consiguiente el stock total de la empresa esta compuesto por el stock de trabajo mas el stock de seguridad.



• NIVEL DE REPOSICION: se ve reflejado bajo la siguiente operacion: (Tiempo de adelanto x Consumo) + stock de seguridad = Nivel de Reposicion. Esto nos indica la capacidad que tiene la empresa cuanto a cantidad de articulos para reposicion y/o provision.


• NIVEL DEL SERVICIO: este representa la disponibilidad de stock que tiene la empresa, demostrandole a los clientes y al mercado el grado de competitividad que mantiene la empresa.


• TIEMPO DE ADELANTO: es el tiempo en que el stock alcanza el punto de reposicion hasta el momento en que el nuevo pedido esta en las estanterias, este tiempo contiene los siguientes elementos: TIEMPO PARA NEGOCIAR CON PROVEEDORES - TIEMPO PARA REALIZAR EL PEDIDO - TIEMPO DE ENTREGA DEL PROVEEDOR - TIEMPO DE TRANSPORTE - TIEMPO DEL TRANSPORTE EN LOS ANAQUELES.


• INTERVALO FIJO: este sistema se revisa sobre un ciclo regular, es decir periodicamente (semanal, mensual, etc.) utilizando hojas de regulacion para movimientos rapidos en las actividades de los stock.